大会場でセミナーや講演会を開催するときに、プロジェクターで映像やプレゼンテーション・スライドを投射することは今や当たり前となっています。
ところが、ほとんどの会場は見せる気がないようです。最近はイベント設営はイベント業者がやっていることが多いそうですが本当にプロなのでしょうか。
イベント会場は予算と交通の便が重視されます。講演に向いているかは二の次のようです。それでも声はマイクがあれば通ります。問題なのは映像の方です。
たいてい、下3分の1は前の人の頭で隠れます。多くの人が来て、部屋の奥の方まで人が座ることを想定すればプレゼン資料の文字は読みやすくしなければなりませんが、とても小さかったり配色がひどかったりすると、内容を理解するのはアタックチャンス*1よりも難しくなります。がんばって背筋を伸ばして見ようとすると、宴会場で使われる背もたれの高いいすが腰にダメージを与えていきます。見るだけ疲れるのでスライドなしでやってもらいたいと思ったりもします。
このような会場では、通路側の席の競争率が高くなります。通路には人が座っていないので、通路の方に視線を置けば視界が開けていて前方が見やすいからです。通路側は、もともと携帯電話を手放せない*2人や途中退席したい人に人気なのですが、視覚重視の人とも取り合いになるとどんどん後ろの方から席が埋まっていき、前の方の席に空席が目立ってしまいます。もともと聴衆は講演者に近い席に座りたがらない傾向にあり*3、通路側が埋まっていて座るのに障害があると、ますます近寄りがたい席になってしまいます。
主催者は、資料を紙やインターネットで配ることで許してもらおうとしますが、たいてい一番大切なところは「秘密です。配布できません」と言われて会場でしか見せてもらえません*4。やはり映像が見やすい方がいいです。
理想としては、大きな大学の大講堂みたいに階段教室になっているのがいいです。階段状になっていれば、前の人の頭で講演者や映写資料が見えないということはなくなります。これを書いているのは夏休みなので、大学は企業にセミナー会場として大講堂を貸せばいいのにと思いますが、古い大学の講堂は黒板で講義をすることが前提になっていますから、プロジェクターが使えるような環境になっていないかもしれません。六本木ヒルズのアカデミーヒルズには大変使いやすい部屋があります*5。
階段にできない場合は、映写場所を高くするという戦法がとられます。東京国際フォーラムの会議室など、新しく作られた会議場では、入り口を入るとやぐらが組んであってすごく高い位置にプロジェクターがあるのに気づきます。見やすいですが、映画館と同様、前の方に座った人は首が痛くなるのがつらいところです。見やすい席を狙って早めに会場に行くと損をするパターンです。
予算の都合上、安い宴会場を使わざるを得ない場合はどうしたらいいでしょうか。古い建物では、天井が低くくて映写場所を高くすることもできません。せめて、
前の列と後ろの列で互い違いにいすを置いてほしい
と思います。たとえば、定員を超えた申し込みがあると、いすといすの前後の間隔も詰めざるをえなくなり、前の人の頭がじゃまになります。講演者に頼んでスライドの下半分に文字を書かないようにお願いすることもできますが「資料は使い回しだから、改良できない」と言われてしまうかもしれません。
そんなときでも、前の人の肩と肩との間から前を見られるようにすれば若干視野が広くなるでしょう。背の低い人が、座高の高い人の後ろに座ってしまったときのことを考えてください。入場料や交通費を返せと言いたくなります。
先頭の列にいすを20脚並べたら、その次の列は19脚にします。さらにその次の列は20脚でいいです。奇数行はx脚、偶数行は(x-1)脚にします*6。
実際は通路があるのでもう少し偶数列の脚数を減らさなければいけないかもしれませんが、座席数の減少は多くても1割程度です。その1割を惜しんでいすを詰めても、前の方にできる空席のことを考えれば結局最終的な入場人数は変わりません。それより通路側以外の席も見やすくして座ってもらえるようにしてほしいと思います。
どうしても入りきらない場合は、満員になった時点でいすを部屋に入れて通路に座ってもらえばいいのです。
とても簡単なことだと思うので、ぜひお願いしたいものです。
*1:アタック25参照。http://www.asahi.co.jp/attack25/
*2:ちょっとの間くらい電話の電源を切ればいいのに
*3:指されたくないからか、寝ていると目立つからか、退室時やトイレ休憩時に遠いからか。いろいろな理由が考えられます
*4:今時、ネットで公開できるような情報だけならわざわざ人を集めて催しを開く意義を見いだせないので仕方がないことです
*5:http://www.academyhills.com/forum/room/49/auditorrium.html 借料が高いですけど
*6:奇数・偶数でいすの数を変えず、ただ左右にずらすだけにすると、通路がでこぼこしてしまうため、通路に人が殺到したときに危険です
